リファラル採用を成功させるには？制度の設計手順とよくある失敗・対処法を解説

リファラル採用は、社員の紹介によって人材を採用する手法です。しかし、「知人を紹介してほしい」と声をかけてもなかなか集まらず、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、リファラル採用を成功させる第一歩は、社員に声をかける前に「誰を・何名・どんな条件で紹介してほしいか」「紹介報酬」「紹介後の流れ」を制度として決めておくことです。

本記事では、リファラル採用の制度づくりを支援している株式会社Nicopの採用プランナーが、制度を設計する6つの手順と、よくある失敗・対処法、紹介を増やすポイントを解説します。

紹介してほしい人の決め方から、紹介報酬の規程、毎月の見直しまでを、記入シート7枚で決められる資料を無料で配布しています。

リファラル採用とは

リファラル採用とは、社員に知人を紹介してもらい、採用する手法です。

企業を知らない人に広報する求人媒体とは異なり、あらかじめ自社のリアルを理解した上で応募してもらえるため、ミスマッチが少ない点が特徴。長く定着できる人材を確保しやすいメリットがあります。

リファラル採用の基本的なノウハウについては以下の記事も参考にしてください。

リファラル採用制度の設計手順

リファラル採用は、「知人を紹介してください」と呼びかけるだけでは紹介が集まりません。社員が「誰を」「どうやって」紹介すればよいか判断できるよう、制度を先に設計することが重要です。制度は次の6つの手順で設計します。

手順	決めること
1. 目的と採用目標	職種・人数・期限
2. 紹介してほしい人	経験・スキル・価値観・働き方の志向
3. 紹介報酬	金額・支給の対象・支給時期（就業規則や賃金規程に定める）
4. 紹介後の流れ	受付窓口・提出する情報・選考の流れ・結果連絡の期限
5. 社内への周知	募集職種の一覧・よくある質問・声かけの例文
6. 見直し	紹介数・選考通過率・採用数・入社後の定着

1. 目的と採用目標を決める

まず「なぜリファラル採用をするのか」と「どの職種を、何名、いつまでに採用するか」を決めます。「エンジニアを1年以内に5名採用する」のように職種・人数・期限を数字で示すと、社員が紹介の対象をイメージしやすくなります。

求人広告や人材紹介など、ほかの採用手法とどう分担するかもこの段階で整理しておきましょう。

2. 紹介してほしい人を言葉にする

募集する職種ごとに、必要な経験・スキルと、仕事への価値観や働き方の志向を言葉にします。「優秀な人」ではなく「Javaでの開発経験が3年以上あり、チームで開発を進めたい人」のように具体的に書くと、社員が知人を思い浮かべやすくなります。

性別・年齢・家族構成など、本人の適性や能力と関係のない事項は条件にしません（後述の「採用人材の明確化」で解説します）。

3. 紹介報酬を規程に定める

報酬の金額、支給の対象（紹介した社員の範囲や、入社後の在籍期間の条件など）、支給時期を決め、就業規則や賃金規程に定めます。紹介報酬は賃金・給料として支払う必要があります（職業安定法第40条。詳しくは「よくある質問」で解説します）。

金銭だけでなく、特別休暇など社員の関心を引く制度を組み合わせる方法もあります。

4. 紹介から結果連絡までの流れを決める

紹介の受付窓口、社員に提出してもらう情報（候補者の氏名・連絡先・紹介理由など）、カジュアル面談から選考までの流れ、紹介した社員への結果連絡の期限を決めます。候補者の連絡先は、本人の同意を得てから共有してもらいましょう。

不採用になった場合の伝え方も事前に決めておくと、紹介した社員と候補者の関係を損ねずに済みます。

5. 社内に周知し、紹介の材料を渡す

制度の内容を説明会や社内チャットで伝え、社員がすぐ使える材料を用意します。募集中の職種一覧、給与・休日などのよくある質問、知人に声をかけるときの例文があると、社員がその都度人事に確認する手間が減ります。

周知は一度で終わらせず、募集職種の入れ替えや、入社した人の紹介など、定期的に発信を続けます。

6. 数字を見て見直す

月に1回など期間を決めて、紹介数、紹介からの選考通過率、採用数、入社後の定着状況を確認します。紹介数が少なければ周知や依頼の仕方を、通過率が低ければ「紹介してほしい人」の伝え方を見直します。

うまくいかないときの原因と対処法は、次の章で解説します。

リファラル採用のよくある失敗と対処法

リファラル採用がうまくいかない原因としてよくある失敗と対処法を紹介します。

• 紹介できる人がいない
• 紹介手順がわかりにくい
• 社員が自社の魅力を伝えられない
• インセンティブが魅力的ではない

紹介できる人がいない

リファラル採用がうまくいかない理由の一つは、社員に紹介できる人がいないことです。紹介数が少ないことを理由に、「うちの会社にはリファラル採用が合わない」と制度を止めてしまうケースもあります。

これを改善するためには、社員への依頼方法を工夫することが重要です。
「紹介できる人を教えてください」ではなく、メモリーパレスを活用して「優秀だった後輩を3人挙げてください」「優秀なITエンジニアを3人挙げてください」と依頼すると、社員が候補者を思い出しやすくなります。

紹介手順がわかりにくい

社員に紹介できる候補者がいても、どのような手順で紹介すればよいかわからない場合、紹介につながりにくくなります。

リファラル採用のフローを整理し、事前に周知しておきましょう。紹介したいと思ったタイミングですぐに参照できるよう、社内窓口を設置したり、社内Wikiに手順を掲載したりするとスムーズです。
また、進捗状況を可視化できるリファラル採用ツールを導入すると、社員が安心して紹介できる環境を整えられます。

社員が自社の魅力を伝えられない

社員が自社の魅力を候補者にうまく伝えられないと、候補者の応募意欲が湧きません。

この課題に対する解決策として、社員が一人で全工程を担うのではなく、部署を超えて適したポジションの人が魅力を伝える方法があります。
たとえば、社員が候補者のリストアップを行い、マネージャーが懇親会や企業見学会を設計。そして、CEOや役員が自社の魅力やビジョンを伝えるといったように、それぞれの役割を活かしてリファラル採用を行います。

インセンティブが魅力的ではない

インセンティブが魅力的でないと、社員が積極的に紹介しようと思えず、リファラル採用が広がりにくくなります。

報酬の額も大切ですが、金銭以外の話題性のあるインセンティブを取り入れるのも一つの方法です。人気スポットへの社内旅行や特別休暇、人事考課への反映など、社員の関心を引く制度を設けると、紹介のモチベーションが高まります。
また、社員の間で話題になれば、リファラル制度の認知度が上がり、紹介につながりやすくなるメリットもあります。

　　

失敗理由	対処法
紹介できる人がいない	メモリーパレスを活用した声かけ
紹介手順がわかりにくい	リファラルフローを参照できるツール
社員が自社の魅力を伝えられない	適したポジションの社員が対応
インセンティブが魅力的ではない	話題性のある報酬を取り入れる

株式会社Nicopでは、リファラル採用を含む中途採用全体の手法を紹介した資料を無料配布しています。「他の手法も比較して検討したい」とお考えの方は、下記資料をご活用ください。

リファラル採用成功のポイント

リファラル採用は、単に「知り合いを紹介してほしい」と声をかけるだけではうまくいきません。成功させるには、制度をしっかり設計し、社員が自然と紹介したくなる仕組みづくりが重要です。
以下のポイントを押さえることで、より効果的なリファラル採用が可能になります。

• 採用人材の明確化
• 飽きのこない情報発信
• 自分事として捉えてもらう
• コミュニケーションコストを下げる
• 紹介したくなる会社づくり

株式会社Nicopでは、リファラル採用支援を実施しています。「リファラル採用がうまくいかない」「思うように候補者が集まらない」とお悩みの方は、お気軽にご相談ください。

採用人材の明確化

リファラル採用を成功させるには、どのような人を採用したいのかを明確にすることが重要です。ポジションや資格、経験だけでなく、仕事に対する価値観や働き方の志向まで具体的に言葉にすると、ミスマッチを減らせます。なお、性別・年齢・家族構成など本人の適性や能力と関係のない事項は、採用基準にしないよう注意が必要です（公正な採用選考をめざして｜厚生労働省）。
また、採用基準だけでなく、採用しない条件もあらかじめ決めておくとよいでしょう。採用条件をリファラル採用のガイドラインに掲載しておけば、紹介者がより候補者を見極めやすくなります。

飽きのこない情報発信

リファラル採用を社内に周知する際、同じアナウンスを繰り返すだけでは、次第に関心が薄れてしまいます。チラシを長期間貼りっぱなしにしても、徐々に意識されなくなるでしょう。
リファラル制度への関心を維持するには、飽きのこない情報発信が必要です。たとえば、実際にリファラル採用を活用している社員の進捗を共有したり、採用された人のインタビューを公開したりすると、興味を引きやすくなります。また、複数のポジションを募集している場合は、職種を定期的に入れ替えて告知するのも効果的です。

自分事として捉えてもらう

社員の行動力を高めるには、当事者意識を持ってもらうことが重要です。「採用は人事の仕事だから自分には関係ない」「誰かがやってくれるだろう」と考えているうちは、行動に移せません。
採用を自分事として捉えてもらうには、報酬だけでなくストーリー性が必要です。
「自社にはこうしたビジョンがあり、目標達成にはITエンジニアを1年以内に5人採用する必要があります。新人の雇用は既存社員にもメリットがあり、ビジョンの実現につながります。だからこそ、今あなたの力が必要です！」など、社員自身が関わる意味をはっきり示すとモチベーションが高まります。

コミュニケーションコストを下げる

情報伝達に手間がかかると、社員が面倒だと感じてしまい、行動に移さない原因になります。
たとえば、社員が友人に自社を紹介した際に給与や年間休日などをその都度人事に確認しなければならない状況が続くと、次第に紹介自体が億劫になるでしょう。
コミュニケーションコストを下げるため、リファラル採用時のよくある質問として資料を作成しておくとスムーズです。また、社内Wikiや社内チャットにリファラル採用専用のページを作るのも有効です。

紹介したくなる会社づくり

社員自身が自社に魅力を感じていなければ、なかなか紹介には至りません。会社に不満があり、機会があれば辞めたいと考えている社員は、友人を紹介しようとは思わないでしょう。
福利厚生の見直しや職場の雰囲気づくりなど、土台を整えることが重要です。
その際、人事は紹介者数や採用者数だけでなく、自社を人に勧めたいと考える社員の割合にも注目します。アンケートなどで社員のエンゲージメントを可視化し、改善すべき点を明らかにしましょう。時間はかかりますが、社員が自然と友人に紹介したくなる会社づくりがリファラル採用を活性化させるポイントです。

リファラル採用で成果を出す方法は、NicopのYouTubeチャンネル「採用と組織のNicop」でも紹介しています。下の動画では、創業半年のSES企業が経験者エンジニア8名を採用するまでの進め方を話しています。

よくある質問

リファラル採用のデメリットは？

リファラル採用は、通常業務に加えて候補者探しの時間も必要になり、社員の負担が増える点がデメリットです。リファラル採用のメリット・デメリットについては以下の記事も参考にしてください。

紹介報酬はどのように支払えばいい？

紹介報酬は、賃金・給料として支払います。職業安定法第40条で、募集に従事する社員への報酬は賃金・給料などとして支払う場合を除き禁止されているためです（職業安定法｜e-Gov法令検索）。金額・対象・支給時期を就業規則や賃金規程に定めておきましょう。

リファラル採用がうまくいかないときは？

株式会社Nicopのリファラル採用支援がおすすめです。Nicopの採用プランナーが、社内の現状を伺ったうえで制度の設計から社内への周知、運用の見直しまで支援します。相談は30分・オンラインで無料です。

まとめ｜制度を設計してリファラル採用を強化しよう

リファラル採用を成功させるためには、社員が紹介しやすい環境を整えることが必要です。採用目標と紹介してほしい人を言葉にし、報酬と紹介後の流れを決め、社員が使える材料をそろえて周知しましょう。あわせて、社員が自社を人に勧めたいと思える会社づくりを進めることで、紹介は続きやすくなります。

株式会社Nicopでは、リファラル採用の制度の設計から社内への周知、運用の見直しまで支援しています。「リファラル採用がうまくいかない」「何から始めればいいのかわからない」とお悩みの方はお気軽にご相談ください。

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